moglobi.ru Другие Правовые Компьютерные Экономические Астрономические Географические Про туризм Биологические Исторические Медицинские Математические Физические Философские Химические Литературные Бухгалтерские Спортивные Психологичексиедобавить свой файл
страница 1

ЕВФРАТ-Документооборот


  1. Общая информация

Тип: Системы автоматизации документооборота

Разработчик: Cognitive Technologies

ОС: Windows

Версия: v.14 — май 2008 г.

Лицензия: Проприетарная

Сайт www.evfrat.ru

Автор: Александр Евдокимов

Размер дистрибутива: 350 Мбайт




  1. Основные модули и архитектура

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:



  • АРМ «Пользователь» — рабочее место для доступа к системе;

  • АРМ «Администратор» — рабочее место настройки и администрирования системы;

  • модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

  • модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

  • модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

  • средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей;

  • модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:

  • APM «Архивариус» — рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов;

  • ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер — средство организации полнофункционального доступа к системе через Интернет.


Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»



  1. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:

  • регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

    • регистрация нового документа на основе существующего;

    • автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

  • присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

  • связывание документов перекрёстными ссылками;

  • ведение номенклатуры дел;

  • сканирование и распознавание документов:

    • поддержка потокового сканирования;

    • распознавание «на лету» (Drag&Recog);

  • работа со словарями и справочниками:

    • поддержка иерархических словарей и справочников;

  • постановка документов на контроль:

    • назначение контролера и ответственного по документу;

  • слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

    • настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

    • автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

  • поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:

    • сохранение поисковых запросов;

    • использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

  • подготовка и печать журналов и отчетов:

    • формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

    • возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

    • возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

      • экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

  • автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.



  1. Возможности 14 версии системы

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:

Бизнес-ориентированный интерфейс

В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.



Новые возможности анализа информации

В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.



Интеграция с 1С

В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.



Настраиваемая структура пользовательских и общих папок

В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.



Бизнес-роль «Администратор документооборота»

«Администратор документооборота» — новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.



Поддержка версионности документов

В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.



Работа с проектами документов

Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.



Тесная интеграция с MS Office 2003-2007 и Проводником MS Windows

В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.



Монитор безопасности

Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.



Развитие подсистемы Workflow

В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.



Отображение листа визирования документа

С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.



Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту

В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.



Работа под управлением Windows Vista

Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.



Новая стандартная конфигурация системы

В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).



  1. Преимущества

  • Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от других программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

  • Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

  • Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

  • Наличие в системе встроенного инструментария («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов») для адаптации системы под требования организации.

  • В системе реализована функциональность для работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

  • Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»).

  • Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

  • Наличие в системе встроенного генератора отчётов.

  • Наличие в системе подсистемы обмена документами для работы в территориально-распределённых организациях.

  • Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

  • Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

  • Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей».

  • Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

  • Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».



  1. Интеграция

Интеграция с приложениями -MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».


  1. Использованная литература


http://www.evfrat.ru

http://evfrat.softstore.by

http://allsoft.ru

http://ru.wikipedia.org

http://offline.computerra.ru/
страница 1
скачать файл


Смотрите также: